Microsoft Teams is de laatste tijd behoorlijk in opkomst en dat is niet voor niets. Teams geeft jou namelijk alle tools om de kwaliteit van samenwerking met collega’s een flinke boost te geven. Je kunt het ook nog eens op mobiele apparaten installeren. Waar je ook bent, je blijft eenvoudig in contact.

Toch zijn er ook punten waar je als gebruiker al tegenaan bent gelopen of wat je nog tegen gaat komen bij Teams die verbetert kunnen worden. We kijken eens kritisch naar het gebruik van Microsoft Teams.

Kennisborging
Een van de belangrijkste dingen binnen een organisatie voor bijvoorbeeld het management, is kennisborging. Een Team wordt aangemaakt voor een bepaald aantal mensen en binnen dit Team kun je nog meerdere kanalen aanmaken. Dit Team is dan voor een specifieke groep binnen de organisatie, maar hoe deel je dat dan met de rest van de organisatie? En hoe maak je de gedeelte bestanden vindbaar voor werknemers die niet in dat Team zitten?

Office 365 is van zichzelf een samenwerkingsplatform, maar Teams zorgt er eigenlijk voor je hele kleine dwarsdoorsnedes krijgt van jouw organisatie. Het nadeel daarvan is dat er dus kennis verloren kan gaan. Alleen de mensen binnen de specifieke Teams hebben rechten om die kennis tot zich te nemen.

Werken met externen
Werken met externe organisaties kan ook wat ingewikkeld zijn met Teams. Je wilt vaak dat externe medewerkers wel iets kunnen lezen, maar niet kunnen bewerken. Dan wil je binnen en organisatie kunnen zeggen dat je externen onderdeel wilt maken van een team. Als je dat doen, dan krijgen zij automatisch edit-rechten. Als je dus echt samen wilt werken met een externe organisatie raden wij aan om dat wel via Teams te doen, maar als externen alleen leesrechten mogen krijgen dan biedt een SharePoint-site meer mogelijkheden.

Bij het samenwerken met externen in Teams is het een beetje alles of niets. Daarmee bedoelen we dat óf alle Teams externen kunnen toevoegen óf geen enkel Team.

Rechtenstructuur
Een extra kanttekening is dat een lid van een Team geen lees-rechten heeft, maar altijd edit-rechten of je bent owner van het Team. Binnen Teams is het alleen mogelijk om op item of folder niveau rechten te ontbinden. Dit zorgt ervoor dat je uiteindelijk geen overzicht meer hebt van wie welke rechten precies heeft op welk onderdeel. Als organisatie wil je die rechten liever niet op item niveau toepassen, maar altijd op een ‘hoger’ niveau. In het geval van Teams zou je die rechten per kanaal willen toekennen.

Dit brengt nog een andere uitdaging mee voor de beheerder. Stel dat iemand uit dienst gaat of binnen de organisatie een andere functie krijgt. Als er binnen een organisatie gebruik wordt gemaakt van bijvoorbeeld Active Directory(AD) en dat is allemaal goed ingeregeld in groepen, dan worden deze veranderingen automatisch doorgevoerd. Deze groepen zijn alleen niet te gebruiken in Teams. Dat wil zeggen dat je per Team een persoon andere rechten moet geven en dit kan niet automatisch verwerkt worden. Dit heeft zijn weerslag op de beheersbaarheid. Deze optie binnen Teams gaan we niet zo kunnen verhelpen, maar ook hier is SharePoint wel heel geschikt voor het gebruiken van AD-groepen en hierbij kun je deze veranderingen wel gemakkelijk doorvoeren.

Maar hoe ziet die toekomst van Teams er dan uit?
Op dit moment wordt Teams zo ongelooflijk veel gebruikt en ziet men hoe gemakkelijk er mee te werken is. De verwachting is dan ook dat het gebruik van Teams dan ook zo belangrijk blijft. Het enige risico voor Teams-gebruikers, zijn de eerder genoemde ‘beperkingen’ en daar gaat men hoe dan ook tegenaan lopen.

DailyDrive is een product van Like-IT, waarbij al is nagedacht over deze verbeterpunten. Benieuwd? Neem contact met ons op. Mocht je meer willen lezen over het gebruik van Teams en met welke uitdagingen je rekening moet houden? Lees het blog: http://like-it.nl.transurl.nl/microsoft-teams-sharepoint-online/