Graag vertellen wij ook nog iets meer over ons product en het gebruik ervan. Like-IT biedt een SharePoint portaal in SaaS model aan. Dit portaal is een compleetproduct dat uitkomst kan bieden voor jouw werkomgeving.

DailyDrive is een portaal van waaruit jouw organisatie dagelijkse werkzaamheden verricht. Logischerwijs heeft het DailyDrive portaal dan ook een zakelijk karakter. Maar toch zijn er ook elementen in het portaal terug te vinden die het geheel een wat modernere/socialere uitstraling geven.

DailyDrive en Teams
Laten we beginnen met de zakelijke kant. Microsoft zet al enige tijd volop in op Teams als dé hub voor teamwork. Het is eigenlijk de centrale toegangspoort tot diverse andere Office 365 applicaties. Heel mooi natuurlijk, maar hoe pas je dit op een efficiënte manier toe in jouw SharePoint portaal?

Bij Like-IT hebben wij daar een oplossing voor ontwikkeld. Op iedere site binnen het DailyDrive portaal is een “Create Team” button toegevoegd en zo kun je met één druk op de knop een team aanmaken. Dit kan alleen als jouw account daar het rechtenniveau voor heeft. Het aangemaakte team wordt weergegeven in Teams en is herkenbaar aan de naam, doordat het team de naam draagt van de site van waaruit deze werd aangemaakt. Je kunt het aangemaakte Team op twee manieren bereiken, zowel rechtstreeks in Teams als vanuit het portaal. De tekst op de button “Create Team” veranderd namelijk in “Go to Team“ button.

Dit biedt veel mogelijkheden, zeker op de vergadersites binnen het door Like-IT ontwikkelde DailyDrive portaal. Zo kun je snel met alle teamleden vergaderen, ook als niet alle teamleden op dezelfde locatie aanwezig zijn. Samenwerken zonder aan plaats of tijd gebonden te zitten. Ook kun je ‘niet geplande'(of spoed) vergaderingen snel met het gehele team organiseren. Teams is geïntegreerd met jouw Outlook-kalender en laat, wanneer jij snel een vergadering wilt inplannen, zien of de overige teamleden beschikbaar zijn om te vergaderen.

En hoe zit het met alle bestanden die in de vergadering gedeeld worden via de applicatie Teams? Ja, hier wordt het wat technischer. Wanneer een Team wordt aangemaakt dan wordt er automatisch een SharePoint team-site gegenereerd die gekoppeld is aan dit team. Ook worden alle leden samengevoegd in een Office 365 groep. Alle in dat team gedeelde of aangemaakte bestanden worden op deze site gearchiveerd. dit is handig omdat je hier versiegeschiedenis hebt etc., maar de bestanden zijn dan dus niet zichtbaar op de site van waaruit het team is aangemaakt. Gelukkig kun je de bestanden met de “Copy to” functie (standaard in SharePoint) makkelijk naar de juiste site in het portaal kopiëren.

Heb je bestanden op de site staan van waar je het team hebt aangemaakt? Daar is een “Publish to Team” functie voor ontwikkeld. Wanneer je het bestand selecteert dat je naar Teams wilt overzetten, dan klik je op de rechtermuisknop en selecteer je de optie “Publish to Team”. Je bestand wordt vervolgens naar Teams gepubliceerd als een .PDF bestand.

Teams heeft een redelijk informeel karakter. Daarnaast kunnen gebruikers die geen toegang hebben tot het team, niet bij de documenten die binnen het team gedeeld worden. Simpelweg omdat zij geen toegang hebben tot de SharePoint site waar die documenten worden opgeslagen. Een mooie werkwijze binnen DailyDrive is om de finaleversies van documenten vanuit Teams te kopiëren naar de site van waaruit het team is aangemaakt. Zo kan de rest van de organisatie deze ook raadplegen vanuit de Visitor Libraries.

Een mooie integratie van Teams in SharePoint.

Tot zover het ‘zakelijke’ gedeelte. Zoals in de inleiding aangegeven heeft het DailyDrive portaal ook een wat minder strikt zakelijke kant. Zo kun je als admin in het portaal op het Dashboard een tweetal extra webparts toevoegen, namelijk de Verjaardag- en Poll webparts.

Verjaardagen
De verjaardag-webpart toont, zoals de naam al zegt, de verjaardagen van gebruikers binnen de organisatie. Zelf kun je configureren tot hoeveel dagen in het verleden en in de toekomst de verjaardagen worden getoond. Wel is het van belang dat de gebruikers de datum van hun verjaardag opnemen in hun Delve profiel.

Poll
Even inspiratieloos omdat je als personeelsvereniging niet meer weet waar het jaarlijkse uitje nu weer heen moet? Is er discussie over het thema voor het bedrijfsfeest? Niet zeker of de koffie wel in de smaak valt? Bij dit soort informele vraagstukken kan de Poll webpart helpen.

Voeg als admin een poll webpart in, vul een stelling of vraag in en creëer een aantal antwoordmogelijkheden. Zodra gebruikers de poll invullen wordt in percentages getoond voor welke opties zijn gekozen.

Smoelenboek

DailyDrive biedt ook het algemeen bekende smoelenboek aan. Het smoelenboek hoort bij de Departments(afdelingen) module in DailyDrive. Je kunt hier alle collega’s binnen de organisatie opzoeken, als admin kun je het smoelenboek zo configureren dat ook externen worden getoond. Je kunt je collega’s simpelweg op naam zoeken, maar je kunt ook zoeken door op functie te filteren.

Zoals gezegd behoort het smoelenboek tot de module Departments, het is daarom handig om de link naar het smoelenboek op te nemen op het Dashboard bij de organisatie tegels. Zo is deze snel bereikbaar voor iedere gebruiker.