Om gelijk maar met de deur in huis te vallen, SharePoint kán een echte nachtmerrie zijn. Er zijn zelfs ervaringen, waarbij er al slechte ervaringen zijn in een vroeg stadiumMaar als je dan gebruik maakt van SharePoint, welke functionaliteiten heb je dan nodig? In de Cloud kun je alle opties makkelijk aanzetten, maar niet alles heeft toegevoegde waarde voor jouw organisatie. Over het algemeen is de visie over de inrichting van de online werkomgeving iets wat nog niet volledig is uitgewerkt of iets waar nog helemaal niet over nagedacht is. Naar onze mening hoef je van SharePoint helemaal geen slapeloze nachten te hebben. 

SharePoint van toen 

SharePoint was ooit een uitdaging voor bedrijven. Om aan de slag te kunnen, moest eerst de hardware aangeschaft worden. Om deze hardware aan te schaffen is al de nodige expertise nodig. Daarna komt de installatie en de technische inrichting aan bod. De doorlooptijd hiervan was al snel een half jaar, voordat de omgeving technisch gereed was. De volgende stap was de functionele inrichting van de omgeving. Dit is kostbaar, ingewikkeld en het kost veel tijd. Tegenwoordig hoeft dit niet meer de associatie met SharePoint te zijn. 

Structureren en beheren 

SharePoint is ervoor gemaakt om je data gestructureerd op te slaan. Het gevaar is alleen dat gebruikers, als die structuur niet goed is aangebracht, de vrije hand nemen in het opslaan van documenten. De eerste stappen in het ‘SharePointproces’ zijn cruciaal voor het succes van een werkomgeving binnen jouw organisatie. Om een goede basis te creëren voor je omgeving, is het aan te raden om alle wensen en behoeftes van de uiteindelijke eindgebruikers goed in overweging te nemen. Maak de afweging of alle gewenste functionaliteiten ook daadwerkelijk nodig zijn en kies zo hoe jouw ideale inrichting eruit ziet. Lees voor tips over het structureren van je data ons artikel ‘folderstructuur vs categories & tags‘. 

SharePoint van nu 

Wat wel aan te raden is voor een organisatie, is om een partij te benaderen die een goede basis werkomgeving kan opzetten. Ga voor een inrichting die op alle sites hetzelfde werkt. Gaandeweg kom je erachter welke functionaliteiten eventueel ontbreken en deze kunnen dan worden toegevoegd, zolang de basis maar klopt. Een belangrijke factor om SharePoint niet die negatieve naam te laten krijgen binnen jouw organisatie, is de ondersteuning vanuit het management. Uiteindelijk is wat het management uitdraagt van grotere invloed dan adoptie. 

 Probeer het gewoon eens twee maanden met Like-IT!