Het feit dat provisioning misschien niet tastbaar of zichtbaar is, maakt het soms lastig in te zien waarom het nodig is voor de verkoop van je product. Met provisioning kun je heel makkelijk je omgeving eenzijdig inrichten. Waar iemand eerder uren werk had om een site aan te maken, heb je nu een mechanisme om al je sites uit te rollen. En dan zijn ze volledig voorzien van de functionaliteiten die je wilt. Dat is het idee van provisioning.

Wat is provisioning?

‘’Provisioning is het proces waarbij er toegang wordt verstrekt aan gebruikers, klanten en/of medewerkers tot data en technologische middelen van een bedrijf of organisatie. Het provisioning proces is meestal een combinatie van taken tussen de human resources en IT afdelingen van een onderneming.’’

Provisioning is het geautomatiseerd aanmaken en updaten van (Site)Template in SharePoint en of SharePoint Online. Het aanmaken, inrichten, updaten en beheren van de behoeften van je organisatie kun je dus volledig onder controle hebben. Provisioning is iets wat ook door Microsoft wordt geadviseerd en zij bieden dit aan middels een platform(PnP), maar daarvoor geldt dat dit niet alle noodzakelijke en relevante opties biedt. Like-IT heeft haar Provisioning gebaseerd op PnP en geperfectioneerd voor het uitrollen en updaten van alle mogelijk scenario’s. Je wilt nu eenmaal niet alles met de hand inrichten en zeker niet updaten. Onze Provisioning tool zorgt dat je in controle bent en blijft van je SharePoint(Online) omgeving.

SharePoint Site Provisioning tools

Met onze site provisioning tool wordt zowel voor klantspecifieke templates als voor ons eigen SaaS dienst ‘DailyDrive’ gebruikt. Je kunt snel en simpel nieuwe sites aanmaken in SharePoint en uniformiteit is daarbij gegarandeerd. Ook kun je bestaande sites updaten. Onze provisioning is de basis van het snel en succesvol uitrollen van DailyDrive en het werkt met de volgende varianten; Office 365(SharePoint Online), SharePoint 2013 en SharePoint 2016. Iedere site die je aanmaakt via onze Provisioner krijgt dezelfde “look and feel”, indeling en configuratie.

“Zonder standaardisatie, geen acceptatie”

Site generatie op basis templates

Met onze provisioner kun je sites aanmaken door te kiezen uit een aantal standaarden die wij aanbieden. Zo krijgen jouw eindgebruikers de mogelijkheid om zelf sites aan te vragen. De workflow doet de rest! Daarnaast bieden wij de mogelijkheid om het aanvragen van de site templates te koppelen aan specifieke user groepen indien gewenst.

Een goed werkende SharePoint(online) omgeving biedt structuur in een set van ongestructureerde data. Rollen en rechten staan correct, navigatie is consequent en door de duidelijke structuur kun je makkelijker vinden wat je zoekt. Je kunt een ‘gestructureerde’ omgeving creëren door het consequent(geautomatiseerd) uitrollen van templates.

Het voordeel is evident:

  • Versneld uitrollen;
    • ‘Self service’ indien gewenst
  • Consequente user interfase
    • Eenduidige beheer
    • Update scenario’s
    • Foutafhandeling 

Om provisioning voor SharePoint 2019/SharePoint Online goed te regelen moet een provisioning engine volgens ons aan de volgende eisen voldoen:

  1. Schaalbaarheid
    • Situatie: Wij verwachten dat de uitstraling en structuur consequent moet zijn. Als dit het geval is, dan kun je namelijk ook eenvoudig updaten. Met onze ervaring kunnen we stellen dat het geautomatiseerd aanmaken van een site 10 seconde duurt.
    • Minimale eis: Meerdere sites tegelijkertijd kunnen aanmaken/provisionen.
  2. Update
    • Situatie: De structuur & uitstraling van een SharePoint omgeving is continu in ontwikkeling. Eventuele functionele aanpassingen die na de provisioning zijn toegevoegd, moeten na een update intact blijven. Denk hierbij aan: lijsten, bibliotheken, web onderdelen. De noodzaak van updates kan ook voortkomen uit de wijzigingen die Microsoft(continu) doorvoert. Met name als het de O365 omgeving betreft.
    • Minimale eis: Functionele aanpassingen, die na creatie zijn gedaan, intact laten.
  3. Transactional
    • Situatie: Tijdens het installeren & aanmaken van een site in een specifieke structuur en/of uitstraling kan het voorkomen dat er een fout ontstaat. Denk hierbij aan internet connectie/Microsoft throttling/authenticatie/performance van Office 365. Als er ergens in de installatie een fout optreedt, dan start de Provisioner standaard opnieuw.
    • Minimale eis: De provisioning engine gaat verder waar het proces gestopt is.
  4. Foutafhandeling
    • Situatie: Bij het generen van templates kan het voorkomen dat er, om welke reden dan ook, fouten ontstaan. De beheerder moet natuurlijk feedback ontvangen, zodat de templates alsnog correct geleverd worden.
    • Minimale eis: Foutafhandeling met melding naar de beheerder van de omgeving.
  5. Siteaanvraag
    • Situatie: Het aanvragen van sites omvat verschillende scenario’s en variaties. Denk hierbij aan:
      • Rollen en rechten
      • Naam conventie
      • URL conventie
      • Welke template/variabele
      • Vertrouwelijk?
      • Selfservice?
      • Hoofdsite/subsite
      • Navigatie
      • Melding resultaat aanvraag
    • Minimale eis: Site aanvraag is geautomatiseerd. Afhankelijk van de rechten mag je een site aanvragen.
  6. Meerdere talen
    • Situatie: Office 365 ondersteunt automatisch vele talen. De provisioner moet overweg kunnen met de talen die ondersteund worden in de templates.
    • Minimale eis: Provisioning engine ondersteunt de relevante talen.
  7. Best practices (PnP)
    • Situatie: Provisioning engine moet door scopewijzigingen van Microsoft regelmatig worden aangepast. Om dit proces beheersbaar te houden, is het aan te raden mee te liften op Microsoft standaarden.
    • Minimale eis: Een toekomst bestendige provisioner is gebaseerd op de Microsoft PnP engine.

Zie verder:

https://github.com/SharePoint