Power Apps is een platform dat een omgeving biedt om aangepaste apps te bouwen voor bepaalde bedrijfsbehoeften. Het wordt gezien als de opvolger van Microsoft InfoPath. Power Apps is bedoeld om de bedrijfsproductiviteit in SharePoint te verbeteren zonder code te hoeven schrijven.

Vroeger werd gebruik gemaakt van SharePoint formulieren of InfoPath formulieren. Voor InfoPath formulieren had je een aparte applicatie nodig om alle functionaliteiten te kunnen gebruiken. Het was een goede applicatie om relatief eenvoudig formulieren in elkaar te klikken en daarmee kon je redelijk mooi een CRUD systeem maken. InfoPath werkte weliswaar best goed, maar licentie technisch was het iets minder toegankelijk. De licenties waren relatief duur en je moest client software downloaden.

Waar wordt Power Apps nu voor gebruikt?

Het belangrijkste waar Power Apps voor gebruikt wordt, is om limitaties vanuit SharePoint te omzeilen. Even een voorbeeld: je wilt verschillende formulieren hebben voor dezelfde lijst. In SharePoint kan dit wel, maar het levert wat beperkingen op. Voor ieder apart invulveld moet je dan een ander contenttype hebben. Met Power Apps kun je in zo’n geval gebruik maken van op status gebaseerde formulieren.

Als jij een systeem hebt als SharePoint en je wilt daarbinnen en formulier tonen, dan moet je eigenlijk een applicatie hebben die geïntegreerd is met SharePoint. Met powerapps kun je met één klik op de knop je formulier omzetten in een Power Apps formulier. Dit biedt dan ook gelijk de mogelijkheid om bedrijfslogica toe te voegen. Op basis van wat de status is van een item, kun je bepaalde logica toevoegen. Normaal kun je die logica niet toevoegen aan een formulier zonder te programmeren.

Waarom Power Apps?

Hieronder geven wij een voorbeeld hoe je in een specifieke situatie Power Apps kunt gebruiken in SharePoint.

Situatie:

In SharePoint zijn er twee lijsten, Contacts en Companies, die elk meer dan 5000 items bevatten. Je wilt nu een lookup veld maken in de Contacts lijst, die naar de Companies lijst wijst.

Dit werkt standaard niet en je krijgt de volgende foutmelding te zien in het lookup veld:

Om dit te omzeilen kan je Power Apps gebruiken. Als je met Power Apps het formulier laat genereren werkt het, zonder aanpassingen, alsnog niet. Om dit op te lossen moet je de volgende aanpassingen doen:

  1. Voeg een nieuwe Gegevensbron toe. Deze nieuwe bron is de SharePoint lijst waarnaar je een lookup hebt, in dit geval Companies.
  2. Selecteer het lookup veld -> klik op geavanceerd en selecteer “ontgrendel om de eigenschappen te wijzigen”.
  3. Ga naar eigenschappen en zet “Zoeken toestaan” aan.
  4. Pas de formule aan bij Items naar het volgende: RenameColumns(ShowColumns(Filter(Companies, StartsWith(Title, DataCardValue1.SearchText)), “ID”, “Title”), “ID”, “Id”, “Title”, “Value”)

In dit geval is Companies de naam van de bron en is DataCardValue1 de naam van de dropdown. Als je nu het formulier opslaat en publiceert, dan heb je een formulier die overweg kan met meer dan 5000 items in een lijst EN “type-ahead” heeft in het lookup veld.

Classic/Modern SharePoint

In classic SharePoint waren er meer opties om formulieren aan te passen. Modern SharePoint daarentegen ondersteunt dit niet meer, dus ben je in dit geval afhankelijk van een applicatie zoals Power Apps. Power Apps is op dit moment kosteloos te gebruiken en Microsoft geeft nu ongelimiteerd licenties. Of dat in de toekomst verandert is niet bekend.