Je hoort wel vaker dat men zegt dat je geen data moet opslaan in Outlook, maar dat je attachments beter kunt delen met anderen via SharePoint. Maar hoe krijg je die bijlagen dan op een snelle manier in SharePoint?

Als je in Office kiest voor ‘save to SharePoint’, dan zie je alleen maar de recente sites of de sites die je volgt. Dat vormt voor Word, Excel en PowerPoint vaak een probleem, maar bij outlook is die optie er helemaal niet. Hier wordt vanuit Microsoft wel aan gewerkt en in de laatste patch heb je de optie ‘save as attachment’. Hierbij krijg je een pop-up en vanaf daar wordt je doorgestuurd naar je lokale schijf. De optie ‘upload’ biedt de mogelijkheid om documenten op te slaan in Teams of Onedrive. Welke opties hier worden weergegeven, lijkt willekeurig bepaald te zijn. Wat daarvoor de reden is, is niet bekend.

Standaard

Op de standaard manier kun je een bijlage door ‘save as’, als deze goed gesynchroniseerd is, op je OneDrive zetten. Dan staat hij in Office 365, maar dan heb je het bestand nog niet met iemand gedeeld. Even als voorbeeld: Je krijgt een document van een klant toegestuurd. Je wilt dit opslaan op de betreffende ‘klantensite’. Je klikt op save as en slaat het document op op je computer. Vervolgens ga je via de browser naar de site van de desbetreffende klant en daar kies je ervoor om een document te uploaden. Deze manier bevat nogal veel stappen en kan eenvoudiger.

Hoe kan dat anders?

Op verzoek van meerdere klanten heeft Like-IT de mogelijkheid ontwikkeld om bestanden direct op te slaan. Een soortgelijke pop-up, als eerder genoemd, stuurt je nu direct door naar ons eigen systeem en dan kun je vanuit daar de specifieke site zoeken waar je het document wilt opslaan. Hier kun je zelf zoeken in bibliotheken en folders en vanuit daar doorklikken of je kunt gelijk door de structuur heen klikken, totdat je de juiste locatie hebt gevonden voor jouw bestand. Maar ook voor de andere kant op werken, wanneer je een document wilt zoeken om aan de bijlage toe te voegen, kun je gebruik maken van deze module.

Werkmethoden

Deze module maakt het eenvoudig voor organisaties om attachments op te slaan en te delen. Ongeacht de wijze waarop je werkt, kun je op deze manier snel bij de bestanden en sites waar je naar op zoek bent. Het maakt het werken binnen een organisatie weer een stukje efficiënter. Het kan zo zijn dat binnen Outlook meerdere versies van een document te vinden zijn, maar in SharePoint staat altijd de laatste versie. Zodra je deze dan als attachment vanuit SharePoint invoegt, weet je dus zeker dat het om de nieuwste versie gaat.

Voor meer informatie over deze module kun je conact met ons opnemen via info@like-it.nl