OneDrive is een online Clouddienst van Microsoft waar je al je bestanden in kunt opslaan en kunt veiligstellen. Als je in het bezit bent van alleen al een Office-licentie, dan ben je ook in het bezit van OneDrive. Wat het meest handig is aan OneDrive, is dat je altijd je bestanden zowel online als offline tot je beschikking hebt.

Op het moment dat je data synchroniseert met je systeem en je verwijdert per ongeluk een document, dan verdwijnt deze van je computer en van OneDrive. Hiervoor heb je gelukkig een retentieperiode van 30 dagen voor het herstellen van je document. Mocht het bestand zelfs uit de prullenbak verwijderd zijn, dan zijn er daarna nog 60 dagen over om het bestand uit de tweede prullenbak te herstellen. Dit zorgt ervoor dat je in totaal 90 dagen retentietijd hebt en dat de kans op dataverlies minimaal is.

Als jouw systeem niet werkt of je bent op een andere locatie, dan kun je alsnog bij je documenten. Als je een medium tot je beschikking hebt, kun je eenvoudig inloggen met je account en via OneDrive je bestanden terugvinden.

Als je toch in het bezit bent van OneDrive, kunnen jouw medewerkers er net zo goed gebruik maken.

Je kunt OneDrive ook koppelen aan specifieke locaties op je computer, bijvoorbeeld aan het bureaublad. Zo kunnen gebruikers nog steeds documenten op het bureaublad opslaan, maar worden de bestanden tegelijkertijd in je OneDrive opgeslagen.

Waarom nog OneDrive gebruiken, als je al SharePoint gebruikt?
Omdat je vaak ziet dat gebruikers documenten hebben die ze nog willen bewerken, aanpassen of dat het conceptversies zijn. Een ander voorbeeld is de output van sommige programma’s. Deze data is niet heel belangrijk voor je collega’s, dus hoeven nog niet gedeeld te worden. Nu zou je vanuit SharePoint een document kunnen opmaken en opslaan, maar toch zie je dat dit vaak te veel handelingen zijn volgens een gebruiker. Pas bij de uiteindelijke versie worden documenten veelal pas op SharePoint opgeslagen.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van OneDrive en hoe optimaliseer je die?

  • Voor de IT-afdeling die OneDrive inregelen is het handig om de meest voorkomende locaties, waar gebruikers hun documenten opslaan, te synchroniseren met OneDrive. Bijvoorbeeld het bureaublad, je documenten of favorieten. Wil je weten hoe je dit moet instellen? Stuur een mailtje naar info@like-it.nl en we leggen het uit!
  • Via OneDrive kun je SharePoint-pagina’s synchroniseren naar je lokale PC. Je kunt je Teams- of SharePoint-site en de bijbehorende bibliotheken synchroniseren naar je lokale systeem.
  • Het maakt niet uit waar je ter wereld bent of via welk apparaat je werkt. Als je internet hebt, dan kun je inloggen in je account en zo kun je bij al je bestanden. Dat biedt extreem veel flexibiliteit.

Externe applicaties en OneDrive
We krijgen wel eens de vraag over het openen van, met OneDrive koppelde, bestanden in externe applicaties en dat dit niet altijd lukt. Je kunt bij OneDrive meerdere instellingen kiezen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen om je bestanden altijd lokaal te bewaren, dan download hij je bestanden vanuit de Cloud op je lokale omgeving. Om ál je bestanden ook lokaal op te slaan, geniet misschien niet de voorkeur. Een optie is dan om je bestanden pas vanaf de Cloud te downloaden, wanneer je erop klikt en deze opent. Op deze laatste manier is het voor sommige externe applicaties lastig om bestanden te openen, aangezien ze het bestand ‘fysiek’ nodig hebben. Wil je dit toch? Dan kun je per bestand of folder aangeven welke documenten lokaal gedownload moeten worden.

OneDrive en het bedrijfsleven
Voor veel bedrijven zou het goed zijn om nog eens te kijken hoe zij OneDrive optimaal in kunnen zetten voor hun organisatie. De grootste reden om hiermee aan de slag te gaan is het verkleinen van dataverlies en om de gebruikers de mogelijkheid te bieden zelf verwijderde bestanden tot 90 dagen te laten herstellen. Zo wordt de gebruiker minder afhankelijk van de IT-afdeling en benut je als organisatie een applicatie die je toch al bezit.