Nog niet voor iedereen is duidelijk welke mogelijkheden SharePoint een organisatie kan bieden, terwijl het zoveel op kan leveren. We kijken naar de interne processen binnen een organisatie en welke je kunt verbeteren aan de hand van ons SaaS-product DailyDrive.

1. Mailstromen/Outlook integratie

Een van de dingen die je kunt voorkomen als je SharePoint goed inregelt, is het toenemen van verschillende mailstromen. Dit zorgt ook voor veel bijlagen en de vraag waar deze moeten worden opgeslagen en of dit wel volgens de AVG-richtlijnen wordt bijgehouden. Hier meer over AVG.

Daarnaast is het ook lastig om te overzien wat de laatste versie is en dit zul je altijd via het mailverkeer terug moeten zoeken. Als bestanden worden gedeeld via de mail, is de kans heel erg groot dat de ontvanger het document lokaal bewerkt en vervolgens zelf weer verstuurd. Als dit meerdere keren door verschillende gebruikers wordt gedaan, dan is het lastig te bepalen wat het bronbestand is. Met SharePoint kun je enkel de link doorsturen, waarmee het bestand te vinden is, en vanuit daar kun je het bestand bewerken. Een ander voordeel hiervan is dat de versiegeschiedenis van dit document altijd te raadplegen is en dat je terug kunt naar een oudere versie.

2. Teams

Teams is een hot topic. Microsoft Teams is bij uitstek goed te gebruiken voor informele communicatie binnen een organisatie, maar SharePoint heeft een wat meer formeler imago. Juist de koppeling tussen deze twee applicaties kan een organisatie zoveel bieden. Zeker als dit beide in één portaal verwerkt is. Like-IT heeft voor Teams een module gemaakt die deze koppeling met SharePoint mogelijk maakt. Hierover binnenkort meer! 

3. Bibliotheken

Elke gebruiker heeft rechten om de visitor-bibliotheek op een site te zien. Dat is voor bijna alle sites hetzelfde. Dit recht betekent dat je de visitor-documenten kunt lezen, maar je kunt bestanden niet bewerken. Bij het gebruik van DailyDrive zien gebruikers enkel de onderdelen en bibliotheken die van toepassing zijn op het rechtenniveau van de desbetreffende gebruiker. Dit zorgt voor een heldere structuur en de eenvoud en het gemak dat gebruikers alleen zien wat ze mogen zien.

4. Extern delen

Voorheen in Classic SharePoint had je sitecollecties met daaronder verschillende subsites. Nu in modern SharePoint is dat anders. Nu hebben we het over hubsites met daaronder sitecollecties. Deze verandering zorgt ervoor dat je nu de instelling om extern te kunnen delen aan of uit kunt zetten per sitecollectie. Hiermee kun je bijvoorbeeld per project aangeven of het met externen gedeeld mag worden. In Classic SharePoint kon dit alleen op hoofdniveau. Lees hier meer over sitecollecties, hub- en subsites.

5. Mobile

Samen met de Teams-integratie van Like-IT en de SP app kun je altijd en overal documenten inzien. Dit zorgt ervoor dat gebruikers op alle devices, waarop zij werken, gebruik kunnen maken van SharePoint. DailyDrive is ook beschikbaar voor alle apparaten.

Voor nog meer informatie over DailyDrive en wat het product bevat lees je meer in ons blog over DailyDrive. Voor vragen kun je ook mailen naar info@like-it.nl