Office 365 wordt continu verbeterd en voorzien van nieuwe functionaliteiten. Deze maand kijken we wederom naar SharePoint Online en maken we een klein uitstapje naar Teams. Wederom hebben we een paar updates verzameld die interessant zijn voor jouw organisatie.

SharePoint lijsten Excel

Vaak is er vanuit de organisatie behoefte om meer te doen met Excel sheets. Aangezien vanuit SharePoint meer mogelijk is met bijvoorbeeld Flow, kan het wenselijk zijn om informatie uit een Excel sheet te gebruiken in SharePoint. Microsoft heeft hier een nieuwe functionaliteit voor bedacht. Het is nu mogelijk om een nieuwe lijst met kolommen te maken op basis van een Excel sheet. Je kunt in een paar stappen een Excel selecteren en de gewenste kolommen configureren.

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/Create-SharePoint-lists-from-Excel-or-other-lists/ba-p/533395

Naast het gebruik van Excel is het met deze functionaliteit ook mogelijk om een nieuwe lijst te baseren op een bestaande lijst in SharePoint. Dit geeft de mogelijkheid om versneld nieuwe lijsten toe te voegen aan je SharePoint omgeving. Deze nieuwe functionaliteit wordt op dit moment beschikbaar gesteld in Office 365 en is naar verwachting eind juli voor iedereen beschikbaar.

Document Sets

De ontwikkelingen voor de Modern variant blijven doorgaan. Een veel gevraagde functionaliteit is de die van Document Sets. Deze functionaliteit, die het beste te omschrijven valt als een folder met metadata, is dan ook eindelijk voorzien van een nieuw uiterlijk. Dit biedt ook de mogelijkheid om te kijken naar upgrade scenario’s voor klanten die veel gebruik maken van deze functionaliteit. Deze functionaliteit wordt in mei uitgerold naar Office 365 voor de “Targeted Release” omgevingen. Voor de meeste bedrijven houdt dit in dat er nog even gewacht moet worden voordat dit beschikbaar is.

Bestanden delen in Teams

Het delen van bestanden in Teams gaat op een vergelijkbare wijze functioneren als in SharePoint en OneDrive. Bij het delen van bestanden krijg je de vraag voor wie het bestand beschikbaar dient te zijn. Je krijgt dan dezelfde opties, zoals je deze ook bij SharePoint krijgt.

  • Iedereen
  • Personen binnen de organisatie
  • Personen met toegang
  • Specifieke personen

De link die gemaakt en gedeeld wordt binnen Teams krijgt dan dezelfde permissies, zodat de link ook alleen zichtbaar is als je toegang hebt tot het document. Deze functionaliteit is voor iedereen beschikbaar vanaf eind juni.