Tijd voor de maandelijkse updates! We hebben weer een paar handige functionele updates voor je. Dus relax, pak een kop koffie(of thee natuurlijk) en neem even je tijd om deze blog door te lezen.

Het inplannen van nieuwsberichten

Werk je met nieuws-posts in SharePoint? Dan ben je vast blij met deze nieuwe feature: het inplannen van een nieuwsbericht. Oftewel, je kunt nu een nieuwsbericht maken en vervolgens inplannen wanneer deze zichtbaar mag worden voor de gebruikers binnen jouw SharePoint omgeving.

Stel je hebt een nieuwsbericht dat op maandag gepubliceerd moet worden, maar dat is net jouw vrije dag. Dan zou je in de huidige situatie aan een collega moeten vragen om het bericht te publiceren of alsnog zelf inloggen op jouw vrije dag om dit te doen. Met de release van deze functionaliteit kun je het bericht dus zelf al aanmaken op vrijdag en instellen dat deze op maandag gepubliceerd wordt.

Handige feature he? Maar stiekem zijn we er bij Like-IT natuurlijk wel trots op dat we hier Microsoft te snel af waren en deze functionaliteit al in onze Classic portal hadden ingebouwd. Wanneer jouw Office 365 tenant Targeted Releases ontvangt, dan zul je deze feature eind mei/begin juni tot jouw beschikking hebben. Ontvang je de reguliere releases? Dan zul je nog even geduld moeten hebben. Er is voor de Standard Release nog geen exacte release periode bekend. Zodra deze wel bekend is brengen we je natuurlijk op de hoogte, dus hou onze blogs in de gaten!

Stock images

Nu we het toch over nieuwsberichten in SharePoint hebben.. Er komt nog een handige feature aan. Je herkent het vast wel wanneer je regelmatig nieuwsberichten maakt in SharePoint: je hebt een bericht aangemaakt en vervolgens moet er nog een geschikte afbeelding bij.

Daar begint het heen en weer schakelen tussen je tabbladen. Je verlaat de tab met jouw nieuwsbericht, je opent een nieuw tabblad en navigeert naar een site waar jij je (al dan niet gratis) afbeeldingen vandaan haalt.

Vervolgens download je de afbeelding, open je wederom de tab met jouw nieuwsbericht en vervolgens upload je de afbeelding weer. Best een gedoe.. Daar hebben ze bij Microsoft nu iets op gevonden, namelijk: SharePoint Stock images. Je krijgt in SharePoint dus de beschikking tot een fotoarchief, waar je toegang hebt tot hoge resolutie afbeeldingen, die je kunt toevoegen aan jouw nieuws-post.

Heb jij in jouw SharePoint omgeving de rechten om nieuwsberichten aan te maken? Dan zie jij deze feature binnenkort terug bij het aanmaken van nieuwsberichten. Je vind de feature bij het aanmaken van een nieuwsbericht wanneer je klikt op Add Image. Deze maand nog moet deze feature voor iedereen beschikbaar zijn.

Term Store

Eindelijk is het zover, de Term Store heeft een modern jasje gekregen! Hier wordt je als Admin vrolijk van. Waar de Term Store tot op heden nog een classic weergave had wat, en toch minder fijn oogde dan de huidige moderne opzet van SharePoint, heeft deze nu een moderne look. Nu kunnen wij hier verder over uitweiden, maar we kunnen je natuurlijk ook gewoon doorlinken naar dit artikel waarin de opzet van de nieuwe Term Store prima wordt uitgelegd.

Als reguliere gebruiker ga je ook merken dat de Term Store flink onder handen is genomen door Microsoft. Zo zul je in bibliotheken en lijsten een gemoderniseerde(tree) view terugvinden. Lees ook als reguliere gebruiker daarom zeker even het artikel waarnaar hierboven gelinkt wordt.

SPO lijsten en Excel

Wanneer je veel met SharePoint werkt, dan loop je vast wel eens tegen het feit aan dat je een tabel kant en klaar hebt in Excel en je deze waarden als lijst wilt opnemen in SharePoint. Nu neem je deze lijst handmatig over, maar rond juli dit jaar kun je bij het aanmaken van een lijst ook kiezen voor de optie “From Excel”. Zo importeer je jouw tabel in één keer als lijst in SharePoint.

Delete Lockout override

Soms kun je een document niet verwijderen, simpelweg omdat het bestand door een andere gebruiker geopend is(die vergeten is om hem af te sluiten) of omdat je het bestand zelf op een andere computer had geopend en vergeten bent om hem daar af te sluiten.

Door deze funtionaliteit kun je dus, wanneer je de rechten hebt om documenten te verwijderen, toch dit document verwijderen. Dit kan vanaf jouw OneDrive of uit een documentbibliotheek. De feature is sinds april 2020 beschikbaar. Let er wel een beetje op dat je dit alleen doet wanneer een document echt verwijderd moet worden, anders zijn jouw teamleden die dit document nodig hebben niet blij met deze feature.

Raise your hand

Nee, nu niet je hand de lucht in steken. We bedoelen hier een virtuele hand, in Teams wel te verstaan. In een Teams vergadering kun je dus virtueel je hand opsteken als signaal dat je graag iets wilt zeggen. In plaats van door elkaar heen te praten, wat vaak verwarrend werkt, kun je nu dus even je hand op steken. Vanaf eind mei is deze feature beschikbaar in Teams op de PC, Mac en web-based clients. Mobiele ondersteuning volgt nog.

Multi-Window chat

Je kunt nu in Teams een chat als single venster openen. Hierdoor kun je bijvoorbeeld toch een vergadering volgen in Teams en gelijk die vraag van een collega in een privé chat beantwoorden zonder dat je het venster van de vergadering hoeft te verkleinen.

Klik op het chat gesprek welke je in een venster wilt openen en klik dan op het vierkantje met een schuine pijl er in. Zodra je hierop klikt opent de chat in een nieuw venster. Uiterlijk eind mei 2020 is deze functie voor alle Teams gebruikers beschikbaar.

Tasks

En nu we toch in de Teams hoek zitten: Planner zal in Teams een nieuwe naam krijgen, namelijk Tasks. Je kunt als gebruiker nu al jouw persoonlijke- als de taken van jouw team in één app bekijken. Wel zo handig, al jouw taken op één centrale plek. De roll-out begint in mei/juni en moet in juli 2020 afgerond zijn.

Volgende maand plaatsen we weer een blog met updates, dus ben je nieuwsgierig hou dan zeker dit blog in de gaten. Kun je niet wachten tot de volgende maandelijkse update? Neem dan eens een kijkje bij onze voorgaande blogs.