Microsoft Teams, wat is het?

Microsoft Teams is een onderdeel van Office 365 en zoals de naam al doet vermoeden, gericht op het efficiënt laten samenwerken van teams binnen een organisatie. Nu kun je je afvragen of dit niet al de bedoeling was van het Office 365 pakket op zich en dit is natuurlijk ook zo. Microsoft wil jou als gebruiker van het Office 365 pakket, met daarin programma’s als Outlook, Skype en SharePoint, in staat stellen om met collega’s en mensen van buiten de organisatie samen te werken.

Hier komt de introductie van Teams om de hoek kijken. Bij de meeste gebruikers is Teams vooral bekend vanwege de chatfunctie. Maar Teams is veel meer dan dat. Tegenwoordig is de applicatie zelfs de centrale hub voor teamwork!

Zoals gezegd, de chatfunctie binnen Teams is algemeen bekend. Daarnaast kun je(uiteraard) teams samenstellen en aan deze teams kun je ‘Kanalen’ toevoegen. Hierdoor ontstaat een overzichtelijke indeling van het team en kunnen teamleden zelf documenten in het juiste kanaal plaatsen. Een vergadering inplannen is ook geen probleem. Dit kun je makkelijk via Teams doen. Teams is namelijk gekoppeld met Outlook, waardoor je niet eerst je mail hoeft te openen. Hierdoor zie je bij het inplannen van een vergadering ook meteen of de genodigden voor de vergadering beschikbaar zijn op het voorgestelde tijdstip. Videobellen met andere gebruikers van Teams vormt ook geen probleem. Het videobellen zoals je dat gewend was in Skype is ook in Teams geïntegreerd.

Teams en SharePoint

Het werken vanuit één hub zonder hieruit weg te hoeven navigeren voor jouw meest voorkomende werkzaamheden met jouw team. Dat klinkt allemaal heel leuk. Je vraagt je nu vast af wat er gebeurd met de documenten die je in Teams upload, terwijl je SharePoint Online gebruikt voor het werken in documenten en het delen van documenten.

Wanneer je een bestand via Teams deelt in een kanaal dan wordt deze opgeslagen in SharePoint Online. Bij het aanmaken van een team wordt namelijk op de achtergrond een SharePoint site aangemaakt, waar de gedeelde bestanden worden opgeslagen. Het voordeel hiervan is dat de documenten door de  SharePoint security trimming beschermd worden. In eenvoudig Nederlands betekent dit zoveel als: ‘’wanneer je geen rechten hebt om het document in te zien, dan kun je ook niet bij dit document komen’’. Deel je bestanden via de chatfunctie binnen Teams, dan worden deze opgeslagen in jouw eigen OneDrive for Business.

Maar wanneer gebruik ik nu Teams en wanneer gebruik ik nu SharePoint?

Het kan natuurlijk voorkomen dat documenten die je wilt bewerken niet gedeeld zijn in één van de teams waarbij jij betrokken bent. Via Teams heb je dan geen toegang tot deze documenten. In dat geval zul je dus het document rechtstreeks in SharePoint moeten benaderen.

Teams en Skype

What happened to Skype? Kort gezegd is Skype opgegaan in Teams. De verwachting is dan ook dat Skype over enkele jaren niet meer beschikbaar zal zijn binnen Office 365. Logisch ook, omdat de mogelijkheden met Teams veel groter zijn. Met Skype kon je immers wel bestanden delen, alleen was de locatie van het bronbestand via Skype niet te benaderen en zie een gedeeld bestand dan maar eens terug te vinden. Lees meer over de toekomst van Teams en Skype in onze blog: https://www.like-it.nl/toekomst-voor-skype-en-teams/

Online sessie

Ben je geïnteresseerd geraakt in Teams en wil je eens bekijken of het iets voor jullie organisatie is? Hou dan onze nieuwsbrief in de gaten, in oktober organiseren wij een online demo voor Teams.