Vroeger werd er in SharePoint een heel mooi functioneel ontwerp gemaakt. Daar had je dan projectdocumenten, waarvoor je hele Excel sheets moest invullen aan gegevens over dat document. Daar werd dan ook heel veel waarde aan gehecht en al die velden moesten per document ingevuld worden, aangezien het de vindbaarheid van een document verbeterde. Het risico hiervan is dat de gebruiker zoveel gegevens moet invullen, dat er vaak niets meer wordt ingevuld. Er wordt simpelweg teveel van de gebruiker gevraagd.

Handmatig vs Search engine
Zoals eerder al gezegd was die metadata eerder heel belangrijk. Dat kwam grotendeels ook door de manier van zoeken naar documenten. Vroeger ging je naar een lijst en daar ging je handmatig zoeken op een bepaalde typering. Tegenwoordig zie je dat men vrijwel direct ‘searched’ naar een document.

Maar ook om die te vinden moet je toch informatie aan een document meegeven?
Daarvoor heb je categories and tags. Hier lees je meer over in een ander blog van Like-IT. Categories and tags is eigenlijk wat je minimaal nodig hebt. Zoeken werkt van zichzelf al heel erg goed. Bij een zoekopdracht worden de site(locatie), naamgeving en de inhoud van een document al meegenomen in de resultaten. Door meer categories and tags toe te voegen kun je wel een document hoger in de zoekresultaten laten weergeven. Categories worden opgelegd vanuit de organisatie aan de gebruiker en tags zijn vrij voor de gebruiker in te vullen.  

Tegenwoordig hoef je deze ook niet meer te verplichten. De search engine in SharePoint Online is op dit moment zo goed, dat je documenten eigenlijk wel terug moet kunnen vinden. De enige reden dat je nu nog categories & tags meegeeft, is om te groeperen en/of sorteren. Het zorgt voor iets meer overzicht.

Wat behoort tot categories en wat tot tags?
Je kunt meerdere categorieën of tags meegeven aan een document. Wil je een jaartal toevoegen? Dat kan met een tag. Is het een specifiek type document? Hier heb je categories voor. Het grootste verschil tussen deze twee is waar je het voor gebruikt. Dat wat je in categories zet, verandert in principe niet. Alles wat veranderd en vluchtig is, zoals jaartallen bijvoorbeeld, staat in de tags.

Maar, let op!
Metadatering is in onze opinie heel handig als je search engine niet specifiek genoeg is. Maar! Maak het niet te ingewikkeld voor de gebruiker. Zeker bij nieuwe klanten/samenwerkingen, waar men naar een nieuwe omgeving moet, komt het de adoptie niet ten goede als de gebruiker om komt in velden die moeten worden ingevuld. Gebruik het als goede toevoeging, maar wij raden minimaal gebruik van categories and tags aan.

Wij zijn benieuwd wat jouw mening hierover is!