(In combinatie met Teams)

De kracht van SharePoint online is het kunnen delen van bestanden en het samenwerken met in- en externe contacten. De meeste organisaties die veel bezig zijn met AVG, die kiezen ervoor om extern delen niet aan te zetten. En dat is eigenlijk heel jammer! Je kunt in SharePoint Online standaard zien wie er rechten hebben. Je ziet helaas niet of het externe users betreft. Als je koppelt met Active Directory groepen zie je alleen de groepsnaam en niet de gebruikers daarvan.

Per site collectie kun je in SharePoint Online aanzetten of je wilt kunnen delen met externen. Daarnaast kun je kiezen uit drie instellingen:

  • Met iedereen kunnen delen(met willekeurige e-mails);
  • Uitsluitend delen met gebruikers die al met SharePoint Online bekend zijn;
  • De site collectie afschermen met een domein extensie. Je kunt bijvoorbeeld uitsluitend de medewerkers van Like-IT(X.@like-it) uitnodigen.

‘’Hoe kan het anders, AVG proof, technisch ondersteunt en gebruiksvriendelijk?’’

Wat voegt ons product toe aan standaard SharePoint online?

Like-IT biedt een portaal in SaaS model aan, waarbij updates gegarandeerd zijn, genaamd DailyDrive. Dit portaal is een totaaloplossing voor een werkomgeving binnen een organisatie. Het bevat intranet, nieuws en DMS opties en is eventueel naar wens aan te passen. In ons product DailyDrive provisionen we standaard per template drie document libraries:

  1. Visitor(leesrechten)
  2. Member(samenwerkings-groep)
  3. Responsible(eigenaar, afgeschermde informatie)

Degene die de site template aanvraagt is responsible(kan ook een groep zijn) en heeft uitsluitend de mogelijkheid om externen uit te nodigen. Het aanvragen van een site kan selfservice zijn of kan worden toegekend aan je rechten niveau. Op de site worden de users van de verschillende rechten groepen getoond. Als we externe users in ons portaal uitnodigen, dan worden deze ook getoond in een andere kleur dan de interne users. Externe users hebben geen betaalde Microsoft licentie nodig. Het zijn users die niet op je payroll staan. Ook bij DailyDrive ons SaaS product worden voor externe users geen licentie kosten gerekend.

De combinatie tussen Teams en SharePoint online

Waarschijnlijk ben je bij Teams bekend met de standaard mogelijkheden. Je zet het creëren van Teams helemaal uit of medewerkers kunnen zelf teams creëren. Medewerkers kunnen dan een of meerdere kanalen aan een Team toevoegen en daarop zowel in- als externe gebruikers uitnodigen. Het aanmaken van Teams kun je ook centraal organiseren, zodat je geen wildgroei krijgt van het aantal teams. Als je zover bent, dan wordt een SharePoint online ‘document library’ gekoppeld. Er wordt op dat moment een ‘document library’ in SharePoint online aangemaakt. Tot nu toe is dit gefixeerd en heb je geen invloed op de URL in SharePoint Online(deze optie mogelijkheid staat wel op de roadmap).

DailyDrive: Wat nu?

De responsible(AVG) in DailyDrive krijgt vanuit SharePoint Online (afdeling, klant, project, vergadering, contract management) de optie om middels een button een Team aan te maken. Wij nemen de naam(URL) van de bestaande SharePoint site, zodat deze gelijk zijn. Als je naar teams navigeert kom je direct uit bij het juiste kanaal. Verder zorgen we ervoor dat je vanuit SharePoint documenten direct of in PDF kunt converteren naar Teams. Je kunt er zelfs meerdere documenten gelijktijdig  selecteren en deze naar een Team publiceren. Teams kun je op deze manier perfect gebruiken om samen te werken met zowel interne als externe users. Voor documenten vanuit Teams naar SPO geldt” Move to” & “Copy to” als standaard optie.

In Teams kun je op een informele manier samenwerken. Je deelt en werkt samen in de documenten en communicatie. Alles is voor de gebruikers zichtbaar. Als je met DailyDrive samenwerkt, is dat wat formeler. Je werkt intern samen aan de documenten, en publiceert deze op het niveau in SharePoint waar je als externe user toegang hebt. En je kunt zonder moeite vanuit SharePoint naar Teams publiceren. Beide opties zijn mogelijk.