Wanneer gebruik je nou site collecties en wanneer gebruik je subsites? Waar vroeger het gebruik van subsites vrij gangbaar was, is het gebruik van site collecties tegenwoordig heel gewoon. In SharePoint online is daar door Microsoft nog de optie hubsites aan toegevoegd om site collecties te groeperen.

In classic variant van SharePoint had je eigenlijk geen hubs. Er is nu dus een nieuwe optie geïntroduceerd. Waar je eerst in alles in één site collectie deed, omdat dit makkelijk was om dingen door te voeren qua navigatie, styling en rechten. Dat kon je dan allemaal in een keer doorvoeren. Heel veel van de opties die je normaal binnen een site collectie kon doen, kun je nu over meerdere site collecties tegelijk doen dankzij de hubsites.  

Functioneel

Door die nieuwe toevoeging is het veel interessanter geworden om alles in sitecollecties te doen in plaats van in subsites. Functioneel gezien is het verschil tussen deze twee heel klein en merk je er aan de voorkant niets van en het maakt voor de eindgebruiker dan ook niet uit welke vorm je kiest.

Technisch

Technisch zijn er wel wat voordelen te noemen. De configuratieopties zijn verschillend. Als je hubsites gebruikt, dan kun je bijvoorbeeld navigatie centraal regelen voor meerdere sitecollecties. Voor site collecties ten opzichte van sites heb je het voordeel dat je op sitecollectie niveau rechten kan isoleren. Je kunt een aantal opties aan of uit zetten. Een van die opties is extern delen en of je dat wilt toestaan? Dit kun je specifiek per site collectie inregelen.

Voor het eigen product van Like-IT, DailyDrive, is niveau 1 is dus eigenlijk de hub, daar waar je op binnenkomt. Alles wat daar onder staat zijn site collecties en het niveau daaronder zijn subsites.

Waarom zijn er veranderingen aangebracht in deze structuur?

De onderstaande opties, mogelijk gemaakt door hubs, zijn alleen beschikbaar in SharePoint Online.

  1. Rechtenisolatie
  2. Instellen van extern delen
  3. Opslagquota

De instellingen voor je opslagquota wil je het liefst op de kleinste eenheid zetten. Neem bijvoorbeeld een project. Als je een bak met projecten hebt en daar mag je maar zoveel op gebruiken dan moet je bij de limiet zoeken naar welk project er dan zoveel data heeft opgeslagen. Als je die instelling op ieder individueel project invult, dan loopt men er binnen het project tegenaan. Doordat je dit op dat niveau instelt, komt er vanzelf een melding bij het beheer terecht dat er meer opslagruimte nodig is. Vervolgens kun je naar de data kijken die er in zo’n project wordt opgeslagen of je kunt ruimte bijkopen.

Eventuele nadelen

  • Het aantal hubsites is gelimiteerd. Op dit moment is de limiet 2000 hubsites, eerder waren dat er maar 20. Stel dat je meerdere vestigingen hebt, dan heb je ook meerdere groeperingen en dat was eerder niet haalbaar. Nu is de kans niet zo heel erg groot dat je nu snel deze limiet bereikt,
  • Waar je vroeger in subsites delen van structuur kon hergebruiken in de site collectie, moet je nu voor een site collectie met hubcombinaties meer uitrollen om je site collectie in te richten. Omdat sitecollecties veel geïsoleerder zijn en je telkens een nieuwe site collectie aanmaakt om vanuit daar te verdiepen, heb je meer duplicate uitrol. Dit maakt provisionen zwaarder.

Meer weten over provisioning? Lees: https://www.like-it.nl/provisioning-like-it/