Folders zijn voor de meeste gebruikers dé manier om informatie en documenten te structureren. De gebruikers zijn veelal gewend om te werken met een folderstructuur op netwerkschijven of lokaal. Deze manier van werken wordt al decennia lang gebruikt. Dat zorgt ervoor dat de meeste mensen vaak denken in folderstructuren als je het hebt over structureren/categoriseren van informatie en documenten.

Het gebruik van metadata, zoals categories & tags, wordt nog maar weinig gebruikt. Deze manier van structureren kan efficiency opleveren voor je organisatie. Als je SharePoint als fileshare gebruikt, dan is de kans groot dat je veel van de voordelen die SharePoint te bieden heeft verliest.

Voor- en nadelen folderstructuur

Het hanteren van een folderstructuur is voor veel gebruikers handig, aangezien iedereen weet hoe het werkt. Men is veelal bekend met het aanmaken van folders, hoe je deze aanpast en hoe je ze moet verwijderen. Maar deze tot nu toe comfortabele manier van werken heeft ook een aantal (grote) nadelen:

  • Niet iedereen heeft dezelfde manier van structureren, waardoor het zoeken van een document omslachtig wordt. Men moet meerdere paden belopen om het juiste document te vinden;
  • Een folder hoeft niets te zeggen over het document. De structuur zal je dus niet helpen als je gaat zoeken, alleen maar als je handmatig door de structuur bladert;
  • Als iemand de structuur niet kent, kan het zeer verwarrend zijn;
  • Maximale padlengte die bereikt wordt als je telkens door moet klikken vanuit bestaande folders;
  • Met een folderstructuur haal je niet het optimale uit je gebruik van je werkomgeving in de Cloud.

Categories and tags

De manier waarop je documenten in SharePoint opslaat noem je niet per definitie structureren, maar je maakt gebruik van categories en tags. Tags zijn te vergelijken met de # van twitter en kunnen oneindig worden aangemaakt en toegevoegd aan een document door de eindgebruiker. Categories worden door de organisatie aangemaakt en kunnen alleen worden toegevoegd aan een document door de eindgebruiker. Het grote voordeel hiervan is dat de categories en tags gebruikt kunnen worden bij het zoeken van een document. Men kan de Tags en Categories gebruiken om te filteren, groeperen, sorteren, etc.

”Het gebruik van categories en tags maakt de inrichting en presentatie flexibeler, de documenten zijn makkelijker vindbaar en de overdracht waar documenten staan zo goed als niet nodig.”

Like-IT

Hoe zit het met Document Sets?

Document Sets kun je zien als een tussenoplossing, waarbij de mogelijkheid is om metadata te koppelen aan folders. Alle documenten binnen een document set krijg deze metadata automatisch toegewezen.

Tot voorkort leek het erop dat Microsoft Document Sets niet op zou nemen in de modern view van SharePoint. Inmiddels staat Document Sets op de roadmap voor updates in Q1 van 2019. Hoe het eruit komt te zien en welke aanpassingen er gedaan worden is niet bekend. Daar hebben wij ook nog geen beeld bij. Tot die tijd moeten we afwachten hoe deze functionaliteit zich ontwikkelt. Afhankelijk van de implementatie en realisatie neemt Like-IT dat op in het product.