Omdat de hoeveelheid informatie binnen organisaties alsmaar groeit, groeit ook de behoefte aan een goed Document Management System(DMS). SharePoint zou je kunnen zien als een veredelde (online)DMS. Het DMS van Like-IT is zo ingericht dat het voor de gebruiker gestructureerd, eenvoudig en gemakkelijk is en blijft. Hiervoor zijn er een aantal elementen/modules ontwikkeld en beschikbaar voor bedrijven.
Save as & Outlook Add-in
Dit zijn beide opties voor de versnelling van je werkproces. Als je een document maakt in Office en je wilt het document opslaan op een site, dan vind je enkel de recent bezochte of sites die je volgt. In Outlook loop je tegen hetzelfde probleem aan.
Je kunt in outlook kiezen om een bijlage op te slaan. Vanuit de standaard functionaliteiten, kun je attachments niet opslaan op specifieke sites, tenzij je deze recent bezocht hebt of je deze volgt. Nu kun je een document, door middel van save as, wel lokaal opslaan vanuit Outlook. Als je dan naar de gewenste site navigeert, kun je het bestand hierheen draggen en droppen. De Outlook add-in module biedt de mogelijkheid om bestanden vanuit Outlook direct op de juiste site op te slaan, maar ook vanuit SharePoint te kunnen verzenden. Lees er hier meer over
Vaste structuur
Ons product, DailyDrive, is zo gemaakt dat het uniformiteit biedt. Je vindt overal dezelfde bibliotheken en op ieder niveau worden dezelfde mogelijkheden aangeboden. Alles wordt ook op dezelfde manier gepresenteerd. Het voordeel hiervan is wanneer je begrijpt hoe één site werkt, dat je weet hoe alle sites werken. Onder de verschillende pijlers binnen het portaal vind je eenvoudig de projecten, klanten of vergaderingen waar je naar op zoek bent.
Self-service & rechtenstructuur
Als organisaties gebruik maken van SharePoint en je wilt een nieuwe site wilt aanmaken, dan is het gebruikelijk dat er een ticket moet worden ingeschoten. Dit gaat altijd over meerdere schijven, voordat een site aangemaakt is. Bij DailyDrive kun je, wanneer je voldoende rechten hebt, zelf een site aanmaken. Er zijn drie rechtenniveaus:
Visitor Rechten
Als je de site kunt bekijken, maar inhoud die erop is geïnstalleerd niet kunt wijzigen, behoor je tot de groep bezoekers voor wie het machtigingsniveau ‘lezen’ geldt. Als je een document wel kunt bekijken, maar niet kunt bewerken, dan heb je het machtigingsniveau lezen.
Member Rechten
Als je de site kunt bekijken en de inhoud op de site kunt wijzigen, maar je kunt geen wijzigingen aan de site zelf aanbrengen, dan behoor je tot de groep leden voor wie het machtigingsniveau ‘bijdragen’ geldt.
Responsible Rechten
Als je de inhoud en instellingen op een site kunt wijzigen, dan behoor je tot de groep eigenaren met het machtigingsniveau ‘Volledig beheer’. Een van de algemene taken van een site-eigenaar, is het beheren van de rechten.
Probeer het twee maanden vrijblijvend
Probeer eens hoe het is om met ons SaaS-product te werken. De demo kan binnen een dag geïnstalleerd worden. Meer weten?
Teams-integratie
Binnen ons product bestaat de mogelijkheid om een site te relateren aan een team. Met een simpele druk op de ‘create Team’-knop worden deze twee locaties met elkaar gekoppeld. Zodra de site wordt aangemaakt, worden de verantwoordelijken en leden eenmalig gekopieerd van de site naar het Team. Ook is het mogelijk om vanuit de document library te kiezen voor ‘publish to Team’. Zo kun je documenten direct in je team publiceren.
Outlook integratie – SharePoint online
Je hoort wel vaker dat men zegt dat je geen data moet opslaan in Outlook, maar dat je attachments beter kunt delen met anderen via SharePoint. Maar hoe krijg je die bijlagen dan op een snelle manier in SharePoint? Als je in Office kiest voor ‘save to SharePoint’, dan zie je alleen maar de recente […]
AVG/GDPR – Labeling
Er zijn natuurlijk nog andere documenten vanuit de wet verbonden zijn aan regels omtrent limieten voor het bewaren en verwijderen. Wat je kunt doen in office 365, en wat techniek overstijgend is, zijn labels. Een label kun je koppelen aan documenten en is niets meer dan een kenmerk van het document, bijvoorbeeld een paspoort.
Daily Drive en Like-IT Managed Services (LMS)
Wat valt er nou eigenlijk onder beheer? Dat is een vraag waarvan het antwoord voor velen anders is. Vanuit Like-IT hebben wij een eigen service-systeem ontwikkeld voor onze software DailyDrive.