Belangrijk bij migratie, zeker als klanten overstappen naar een nieuw portaal, is dat de huidige data van een klant weer toegankelijk wordt in hun nieuwe (online)SharePoint omgeving. De huidige data kan op de fileserver, op een lokale machine of in een andere DMS / SharePoint-omgeving staan. Om dit in goede banen te leiden, is er een migratietraject nodig.  

Het traject begint met inventarisatie van de bestaande data van de klant;  

  • Wat is de structuur van de data?  
  • Hoe wordt de data op dit moment weggeschreven? 
  • Wat zijn de functionele wensen voor de nieuwe omgeving?  

Als de klant ervoor kiest om met ons product (DailyDrive) te gaan werken, dan moet er ook worden besproken hoe de klant het portaal ziet. Wat is het doel van de klant precies? Vaak wil een klant gaan op een nieuwe manier gaan werken en daar moet invulling aan gegeven worden. Dit is eigenlijk de belangrijkste fase van het traject. Samen wordt er gekeken naar de beste inrichting en om data dusdanig mee te nemen naar de nieuwe omgeving, zodat het nog vertrouwd aanvoelt om mee te werken. 

Data-analyse

Om dit in kaart te brengen wordt er eerst een uitgebreide data-analyse gemaakt. Dit gebeurt allemaal nog voordat de migratie plaatsvindt. Er wordt gekeken hoeveel data er is, waar het staat en of er metadata beschikbaar is. Dan wordt er in samenspraak met de klant een keuze gemaakt, welke data moet mee. Het niet altijd noodzakelijk om alle data mee te nemen. Deze keuzes worden gemaakt met onze projectleider van de betreffende organisatie en met de input van haar eindgebruikers. De meest ideale situatie is om met een schone lei te beginnen wanneer je overgaat op een nieuwe omgeving en/of systeem. Het is een goed moment voor de organisatie om de bezem te halen door de data die opgeslagen is. 

Er zijn diverse mogelijkheden om te migreren. Op dit moment gebruikt Like-IT hoofdzakelijk tools van Sharegate. Deze tool is speciaal ontwikkeld voor migraties van en naar SharePoint. Je kunt er rapportages in maken, data migreren en metadata koppelen.  De originele eigenschappen van documenten blijven in takt. Het is een uitgebreide tool die in de meeste gevallen voldoet aan de wensen van de klant. Als er specifieke wensen zijn die Sharegate niet kan invullen kunnen we aan de ShareGate migratie scripting toevoegen zodat we het gewenste resultaat bereiken.  

Migreren in Modern 

De SharePoint opbouw en de dataweergave is binnen ‘modern’ anders dan in ‘classic’. Ondanks dat het er anders uitziet en anders voelt voor de eindgebruiker, is er weinig anders aan het migreren in de moderne omgeving. Het enige wat verschilt zijn de webparts. Niet alle (oude) webparts worden in modern ondersteund. Mocht jouw organisatie specifieke onderdelen hebben die niet naar de nieuwe omgeving mee kunnen, dan kom je uit op maatwerk. We helpen je dan graag verder.  

Webpart ‘Verjaardagen 

Het onderdeel ‘verjaardagen’ wordt in de classic variant vaak gebruikt. In de moderne variant is deze niet meer beschikbaar of te configureren.  Dit webpart is gekoppeld aan Delve (brondata in O365) en toont de verjaardagen in SharePoint. Je kunt je dit webpart op een willekeurige plek in jouw SharePoint online cloud plaatsen om nooit meer een verjaardag te missen. Like-IT heeft voor de ‘Modern’ omgeving precies zo’n webpart gemaakt. Speciaal voor onze lezers is dit webpart gratis te verkrijgen. Meer informatie? Neem contact met ons op.