ShareGate is in de basis een goede tool om efficiënt migraties uit te voeren. Echter zijn er scenario’s, waarvoor alleen ShareGate onvoldoende is. Denk hierbij aan het omzetten van grote aantallen sites van een oude naar een nieuwe structuur. Bij deze scenario’s vereist het gebruik van veel handwerk en configuratie in ShareGate. Je kunt eigenlijk beter het hele migratieproces definiëren en dit daarna automatiseren. Grofweg ziet een migratie van een oude omgeving naar een nieuwe omgeving er als volgt uit:

  • Aanmaken van sites in de nieuwe omgeving;
  • Oude omgeving op read-only zetten;
  • Overzetten van data middels ShareGate;
  • Nieuwe omgeving voorzien van toegangsrechten.

Bulkmigraties

Indien de omvang van de omgeving behoorlijk groot is dienen een aantal van deze stappen in bulk uitgevoerd te worden. Het aanmaken van sites doen we bijvoorbeeld met onze provisioning engine. Het overzetten van grote aantallen bibliotheken en sites kan geoptimaliseerd worden met behulp van Scripts en onze provisioning engine. Hierbij kan een Excel/csv lijst gebruikt worden om ShareGate aan te sturen en automatisch te laten migreren. Deze scripts zorgen dan voor de controle op de resultaten en kunnen afwijkingen rapporteren. Op deze wijze kunnen de afwijkingen en migraties die niet geheel succesvol zijn beoordeeld en hersteld worden. Denk hierbij aan uitgecheckte bestanden, verbindingsproblemen, ongeldige metadata, etc.

Indien de omvang van de migratie zo groot wordt dat een migratie niet fatsoenlijk uitgevoerd kan worden(bijvoorbeeld in het weekend) zijn er uiteraard ook mogelijkheden. Een groot deel van migratie kan dan gedurende operationele uren uitgevoerd worden. Op het moment van live gang kan dan in het weekend een incrementele migratie uitgevoerd worden. Deze incrementele migratie duurt over het algemeen aanzienlijk korter. Dit hangt af van de omgeving van de wijzigingen die zijn gedaan tussen de primaire migratie en de incrementele migratie.

Bij grote migraties is het eventueel mogelijk om meerdere instanties van ShareGate te gebruiken(dit vereist ook meerdere licenties). Indien je dit op de juiste wijze doet, kun je er ook voor kiezen dat Office 365 throttling toepast. Throttling is een proces dat Microsoft toepast om de belasting van Office 365 te beperken, zodat klanten geen performance problemen hebben.

Herinrichtingen

In sommige gevallen bevat de nieuwe SharePoint omgeving een andere structuur dan de oude SharePoint omgeving. Denk hierbij aan verplaatsen op basis van bibliotheken naar sites of verplaatsingen op basis van folders\metadata naar een nieuwe structuur in SharePoint. Op basis van de wensen is het mogelijk om deze verwerking in een script te doen en dan ShareGate aan te roepen om de migratie uit te voeren op deze specifieke datasets. Indien dit handmatig gedaan wordt is het relatief makkelijk om fouten te maken.