In een eerder blog bespraken we de voordelen van het opslaan van documenten in SharePoint Online ten opzichte van het opslaan van documenten in een folderstructuur op bijvoorbeeld een netwerkschijf.

Een folderstructuur wordt door veel gebruikers nog steeds als handig ervaren, maar dit komt ook omdat het maken en gebruiken van folders eigenlijk vastgeroest zit in onze manier van werken. Nu kunnen we hier nogmaals ingaan op de voordelen van het opslaan van documenten in SharePoint Online, ten opzichte van het opslaan van documenten in een folderstructuur, maar dat hebben we in het voorgaande blog al gedaan. Daarom vertellen we je nu meer over de voordelen van het opslaan in SharePoint Online en hoe je snel kunt zoeken en sorteren op documenten.

Metadata en zoeken

Het voordeel van zoeken naar documenten in SharePoint Online, in vergelijking met dat in een folderstructuur, is dat je naast de naam van een document ook kunt zoeken op bepaalde eigenschappen van een document, zogenaamde metadata. Metadata klinkt ingewikkeld, maar het is eigenlijk niets meer dan data over data. In DailyDrive werken we bijvoorbeeld met Categories & Tags, dit is aanvullende informatie aan ieder document naast bijvoorbeeld alleen de naam van het document zelf en die van de auteur van het document.

Dit geeft je meer opties in jouw zoektocht. Want mocht je nu niet meer de naam van het document weten waar je naar opzoek bent of wellicht weet je niet meer waar deze precies staat, dan kun je dus ook zoeken op bijvoorbeeld een categorie of tag. Zoals je in onderstaand voorbeeld ziet, kun je de resultaten die je terugkrijgt bij het geven van een zoekopdracht vervolgens doorfilteren door aan te geven waar je naar op zoek bent. Daarnaast kun je in de zoekresultaten een preview van het bestand inzien om te controleren of dit inderdaad het bestand is wat je zoekt en je kunt het bestand ook nog eens in een nieuw tabblad openen, zodat je niet je zoekopdracht opnieuw hoeft uit te voeren.

In DailyDrive hebben we een feature genaamd Recent Documents. Met 1 klik op de knop zie jij de meest recente documenten waaraan je gewerkt hebt en je kunt documenten waarin je vaak werkt ook pinnen. Handig want zo hoef dus nooit naar de locatie waar het bestand is opgeslagen te navigeren.

Sorteren

Naast het zoeken in SharePoint kun je in een bibliotheek ook veel sneller documenten naar voren halen, dan dat je dit in een folderstructuur kunt doen. Wil je bijvoorbeeld een factuur uit 2019 naar voren halen dan zou je, in een folderstructuur, dus eerst naar de map facturen en vervolgens naar de sub-map 2019 moeten gaan. Klik, klik, klik. Ander jaartal nodig? Een mapje terug en weer naar de juiste sub-map.

In onderstaand voorbeeld zie je een SharePoint bibliotheek met daarin documenten met toegevoegde metadata zoals de eerder aangegeven Categories en Tags. Bedenk dat een Categorie nu Factuur zou kunnen zijn en tag bijvoorbeeld 2019.

Door nu te filteren op deze metadata kun je heel snel documenten selecteren op deze eigenschappen en je kunt dit ook met een klik weer aanpassen door bijvoorbeeld verder te filteren op tag, zie hiervoor onderstaande voorbeelden.

Gefilterd op categorie

Doorgefilterd op tag

En dit is alleen nog maar standaard een SharePoint functionaliteit. Volgende keer zullen we onze eigen ontwikkelde Template Wizard laten zien. Hiermee heb jij alle documenten in jouw SharePoint bibliotheek niet alleen veilig en geordend opgeslagen, maar ook nog eens voorzien van jouw huisstijl.