Standaard Office 365

O365 werkt standaard met twee lagen in de prullenbak en je hebt 93 dagen om iets zelf binnen de organisatie te restoren. Het bestand kun je dan nog in die tijd terugzetten, maar daarna is het definitief verwijderd. Dit is een harde limiet die in O365 zit op dit moment en daar kunnen we niet zoveel aan veranderen.

Iets anders dat ook standaard is, is de back-up en restore. Mocht het voorkomen dat SharePoint eruit ligt, kleine kans aangezien Microsoft een uptime van 99.98% garandeert, dan kun je rekenen op de failover van Microsoft. Dat is een tweede locatie, eigenlijk een soort back-up, die zij hebben gemaakt van alle data die geschreven is. Zij garanderen dat de gebruiker geen data verliest, dat houdt in dat er in het ergste geval minder dan een uur data verloren kan gaan. Dit is voor heel SharePoint zo ingeregeld en voor deze vorm van back-ups hoeft een gebruiker ook niets te doen.

Opslag data

Data wordt door Microsoft op minimaal twee locaties opgeslagen. Tegenwoordig kun je zelfs bepalen in welke landen je je data op wil slaan. Je kunt je primaire en secundaire locatie zelf kiezen. Het moeten wel twee verschillende landen zijn. De reden dat je zelf kunt kiezen waar je je data plaatst, heeft ermee te maken dat de wetgeving van de gekozen locaties verschilt. De wetten van het land waar de data staat zijn leidend.

Toch zijn er twee kanttekeningen of bedenkingen voor de gebruiker als het gaat om Back-up en Restore:

  • Gebrek aan vertrouwen

Naast de standaard back-up van Microsoft zijn er ook andere mogelijkheden om dit te regelen binnen een organisatie. Regelmatig willen bedrijven toch liever zelf hun back-up regelen. Naar onze mening is dat niet per se nodig. In al onze jaren binnen de IT-branche zijn er maar weinig situaties geweest, waarin de back-up van Microsoft niet voldoende was. Je hoeft dus geen extra kosten te maken om je omgeving goed te kunnen laten draaien.

  • Limiet aan prullenbak

Documenten die je naar de prullenbak verplaatst blijven daar niet oneindig staan. Waar veel tegenaan wordt gelopen zijn verwijderde documenten/bestanden vanuit Onedrive. Men kan iets per ongeluk weggooien en komen dan maanden later terug op het bestand dat niet gevonden kan worden. Er zijn binnen Office 365 simpelweg geen manieren om dat bestand te restoren.

Overstap Cloud

Voor wie nog niet in de Cloud werkt en ongelimiteerd bij zijn verwijderde items kan op de eigen server, lijkt het misschien nog een grote stap. Echter, lokaal mis je altijd de zekerheid van het behouden van je data als de server kapot gaat. Dit kan wel voor bijna 100% worden gegarandeerd door Microsoft. Wil je lokaal blijven werken, dan zul je je eigen back-up en restore moeten verzorgen en dit kost veel opslagcapaciteit. Daarnaast kost het servers en er zit een handmatig element in. Back-ups maken gaat automatisch, maar het terugzetten van data alleen niet. In de Cloud wordt het voor je gedaan en heb je het vaak niet eens door!

Recovery deleted items

Mocht het nou zo zijn dat je om diverse redenen niet genoeg hebt aan de ondersteuning vanuit Microsoft, dan kun je zelf je back-up en restore regelen of een externe partij benaderen. Dat is vaak enkel nodig voor de recovery van verwijderde items. Als een organisatie bestanden langer dan 93 dagen wil kunnen terug halen, dan is het inkopen van een extra backup oplossing vereist.