Je kunt ergens nieuwe software neerzetten, maar de essentie van adoptie is dat de gebruikers daar uiteindelijk ook mee aan de slag gaan. Het aanschaffen van nieuwe software is niet zo heel erg ingewikkeld, maar het veranderproces binnen een organisatie kan lastig zijn.

Dit model van Elisabeth Kübler-Ross geeft leidinggevenden handvatten om het gesprek aan te gaan over emotionele reacties die door een organisatieverandering naar boven komen aangewakkerd.

Veranderingen en weerstand

Het is niet gek dat er weerstand ontstaat bij het doorvoeren van veranderingen met betrekking tot nieuwe software. Dit is iets wat wij vaker terug zien komen bij organisaties. Verandering heeft nu eenmaal wat tijd nodig, voordat het zijn plek verdiend heeft binnen de organisatie. Hoe lang een adoptietraject duurt, is volledig afhankelijk van de situatie. Adoptie is een onderdeel waar niet altijd evenveel aandacht aan wordt besteed, terwijl veel organisaties wel willen dat werknemers met de nieuwe software gaan werken.

Als je echt aan de slag wilt met adoptie, dan wil je uiteindelijk een bepaalde doelstelling van gebruikersacceptatie halen. De doelstelling hoeft niet per se te zijn dat 100% van de gebruikers met de nieuwe software gaat werken, maar dat het deel van de gebruikers die dat al doen tevreden is met de nieuwe software.

Bij de overgang naar een nieuw portaal verloopt die adoptie iets anders. Daar sluit je de oude omgeving af en is de gebruiker genoodzaakt om gebruik te maken van de nieuwe omgeving. Bij het implementeren van deels nieuwe software, ter aanvulling op de bestaande dienstverlening, loop je het gevaar dat er helemaal geen gebruik van wordt gemaakt. Dan sluit de software wel aan op de beoogde plannen van de organisatie, maar dan wordt het intern niet opgenomen. En wat dan?

Tips & tools

De beste manier is om het verloop van de adoptie zo natuurlijk mogelijk te laten verlopen. Gebruikers moeten zelf aan de slag gaan, maar mogen daarbij wel herinnerd worden aan de nieuwe veranderingen. Er zijn een aantal algemene tips/tools, waarmee je de adoptie kunt stimuleren:

  • Quick Reference Cards;
  • Workshop voor de ingebruikname van een nieuwe omgeving aan een aantal key-users, die als ambassadeurs kunnen fungeren;
  • Interne communicatie en enthousiasmering.

Een andere optie is een partij te zoeken die kan helpen met het ontwikkelen van een strategie voor jullie adoptie. Hierbij wordt gekeken naar die eerder genoemde doelstellingen en de beste manier om een verandertraject succesvol te laten verlopen.

Tot slot. Je zult altijd rekening moeten houden met een bepaalde ‘opstartfase’ bij het implementeren van nieuwe software, voordat het door iedereen efficiënt gebruikt wordt. Zodra men de handige tips en voordelen kent van de nieuwe software dan helpt het enthousiasme vanzelf bij de verdere adoptie.